konferenciaszervezés

Konferenciaszervezés mikéntje

Mielőtt belevágnál egy rendezvényszervezésbe az első és legfontosabb kérdés az, hogy mi az esemény célja és mit akarsz vele elérni. Ha ez megvan, akkor elkezdheted az alapoktól felépíteni a konferenciádat, amiben segítünk!

Konferenciaszervezés első lépései

A legelső lépés olyan embereket kijelölni, akik képesek lesznek koordinálni egy ilyesfajta rendezvényt. Válassz olyat, akiről tudod, hogy képes lesz megbirkózni egy ilyen feladattal. Ha összeállítottad a csapatot, akkor nincs más dolgotok, mint leülni és összeírni először egy lapra, hogy milyen feladatokat kell elvégezni a rendezvény előtt, majd ezeket kioszthatjátok.

Amire mindenképp ügyelni kell az a megfelelő helyszín kiválasztása. Talán ez az egyik legfontosabb, mert nem mindegy, hogy hol is lesz. Ez alapján fogsz tudni majd kiindulni a következő pontokra és ebből épül fel minden. Sokszor hallani azt, hogy egy rendezvény jó lett volna, de nem volt jó a helyszínválasztás. Ez függhet attól, hogy a hely nem volt elég jó, nehezen volt megközelíthető (tömegközlekedés, rossz parkolás, emiatt sok késés fordulhat elő). Gondolj csak bele mennyire más egy vidéki helyszín egy belvárosi hotelhez képest. A falusi hangulat eleve nyugtató hatással bír az emberekre nézve és már csak kíváncsiságból is, de megnézik az adott helyet, főleg ha még a konferencia is érdekli őket.

Ha megtaláltad a tökéletes helyszínt, akkor ne habozz, azonnal érdeklődj és remélhetőleg a budgetbe is belefér. Majd jöhet az időpontválasztás, ami még viszonylag egyszerűbb, csak arra kell figyelni, hogy a timeingnál is jól legyen minden összerakva. A költségvetést semmiképpen ne hagyd a végére, mert minden egyes kis fontos dolgot fel kell jegyezned, hogy tisztában legyél a kiadásokkal és tudd mi az, amit megengedhetsz magadnak és mi az amit nem. A jogi dolgokkal is tisztában kell lenni egy adott helyszínen és szerződésekben mindent előre le kell tisztázni, így a későbbiekben nem lehet ebből probléma. Mikor mindennel végeztél és tisztáztad a legfontosabb dolgokat, jöhetnek a marketingfeladatok. Létrehozni az eseményt , majd meghirdetni, eljuttatni azoknak az embereknek, akik a célcsoportod lehetnek és érdekelheti őket az esemény, hiszen ez nekik szól. Ez általában két hét, ezután ha megvannak a jelentkezők elkezdődhet a második folyamat.

Konferencia alatti feladatok

A vendégek fogadása nagyon fontos, hiszen ez egy alapdolog. A visszhang fontos és már ez is beleszámít, hogyan fogadják őket! Ha mindenki megérkezett és megkínáltad őket étellel és itallal, akkor kezdődhet a program. Szünetek közben ismét gondoskodni kell a büfé asztalról, hiszen egy kávé melletti beszélgetés mellett akár üzlet is születhet. Figyelj arra, hogy minden zökkenőmentesen menjen, készülj fel az esetleges kérdésekre vagy a problémákra (amelyek mindig megtalálhatóak például valamelyik előadó nem érkezik meg időben vagy csúszás van). Gondoskodni kell a megfelelő technikáról, hogy ez ne okozzon problémát a későbbiekben!

Konferencia utáni feladatok

Mindig kell, hogy legyen utóhangja még egy konferenciának is. Küldj ki e-maileket, hogy a résztvevők jól érezték-e magukat és mindennel megvoltak-e elégedve, melyek azok a dolgok amiken változtatnának. Ne felejtsd el a megjeleníthető cikkeket sem, hiszen fontos a visszhang, mert ez a későbbiekben több embert vonzhat.

Gyere el Te is kastélyszállónkba, és tartsd nálunk rendezvényed! További információkat honlapunkon kaphatsz!

Hozzászólások