Konferenciaszervezés mikéntje

Mielőtt belevágnál egy rendezvényszervezésbe az első és legfontosabb kérdés az, hogy mi az esemény célja és mit akarsz vele elérni. Ha ez megvan, akkor elkezdheted az alapoktól felépíteni a konferenciádat, amiben segítünk!

Konferenciaszervezés első lépései

A legelső lépés olyan embereket kijelölni, akik képesek lesznek koordinálni egy ilyesfajta rendezvényt. Válassz olyat, akiről tudod, hogy képes lesz megbirkózni egy ilyen feladattal. Ha összeállítottad a csapatot, akkor nincs más dolgotok, mint leülni és összeírni először egy lapra, hogy milyen feladatokat kell elvégezni a rendezvény előtt, majd ezeket kioszthatjátok.

Amire mindenképp ügyelni kell az a megfelelő helyszín kiválasztása. Talán ez az egyik legfontosabb, mert nem mindegy, hogy hol is lesz. Ez alapján fogsz tudni majd kiindulni a következő pontokra és ebből épül fel minden. Sokszor hallani azt, hogy egy rendezvény jó lett volna, de nem volt jó a helyszínválasztás. Ez függhet attól, hogy a hely nem volt elég jó, nehezen volt megközelíthető (tömegközlekedés, rossz parkolás, emiatt sok késés fordulhat elő). Gondolj csak bele mennyire más egy vidéki helyszín egy belvárosi hotelhez képest. A falusi hangulat eleve nyugtató hatással bír az emberekre nézve és már csak kíváncsiságból is, de megnézik az adott helyet, főleg ha még a konferencia is érdekli őket.

Ha megtaláltad a tökéletes helyszínt, akkor ne habozz, azonnal érdeklődj és remélhetőleg a budgetbe is belefér. Majd jöhet az időpontválasztás, ami még viszonylag egyszerűbb, csak arra kell figyelni, hogy a timeingnál is jól legyen minden összerakva. A költségvetést semmiképpen ne hagyd a végére, mert minden egyes kis fontos dolgot fel kell jegyezned, hogy tisztában legyél a kiadásokkal és tudd mi az, amit megengedhetsz magadnak és mi az amit nem. A jogi dolgokkal is tisztában kell lenni egy adott helyszínen és szerződésekben mindent előre le kell tisztázni, így a későbbiekben nem lehet ebből probléma. Mikor mindennel végeztél és tisztáztad a legfontosabb dolgokat, jöhetnek a marketingfeladatok. Létrehozni az eseményt , majd meghirdetni, eljuttatni azoknak az embereknek, akik a célcsoportod lehetnek és érdekelheti őket az esemény, hiszen ez nekik szól. Ez általában két hét, ezután ha megvannak a jelentkezők elkezdődhet a második folyamat.

Konferencia alatti feladatok

A vendégek fogadása nagyon fontos, hiszen ez egy alapdolog. A visszhang fontos és már ez is beleszámít, hogyan fogadják őket! Ha mindenki megérkezett és megkínáltad őket étellel és itallal, akkor kezdődhet a program. Szünetek közben ismét gondoskodni kell a büfé asztalról, hiszen egy kávé melletti beszélgetés mellett akár üzlet is születhet. Figyelj arra, hogy minden zökkenőmentesen menjen, készülj fel az esetleges kérdésekre vagy a problémákra (amelyek mindig megtalálhatóak például valamelyik előadó nem érkezik meg időben vagy csúszás van). Gondoskodni kell a megfelelő technikáról, hogy ez ne okozzon problémát a későbbiekben!

Konferencia utáni feladatok

Mindig kell, hogy legyen utóhangja még egy konferenciának is. Küldj ki e-maileket, hogy a résztvevők jól érezték-e magukat és mindennel megvoltak-e elégedve, melyek azok a dolgok amiken változtatnának. Ne felejtsd el a megjeleníthető cikkeket sem, hiszen fontos a visszhang, mert ez a későbbiekben több embert vonzhat.

Gyere el Te is kastélyszállónkba, és tartsd nálunk rendezvényed! További információkat honlapunkon kaphatsz!