Hogyan válassz rendezvény helyszínt?
Egy rendezvény sikeressége érdekében nagyon fontos, hogy milyen helyszínt választunk az eseménynek. Lehet a rendezvény, akár kisebb, akár nagyobb kaliberű, lehet céges rendezvény, sajtókonferencia, vagy akár esküvő is, egy dolog közös bennük: a helyszínen múlik minden.
A helyszínválasztás legfontosabb szempontjainak átgondolása nélkül szinte lehetetlen sikeres rendezvényt kialakítani, így segítségként összeszedtük, mik ezek.
1. Az első legfontosabb dolog leszögezni, hogy a helyszín kiválasztása nem cél, hanem eszköz. Először nem a helyszínt kell kiválasztani a rendezvény ötletéhez, és a helyszínre szabni a rendezvényt, hanem fordítva. Hiszen a rendezvénynek van egy célja, amit el akarunk érni, ehhez kell megtalálni a legideálisabb helyszínt.
2. A rendezvény típusa nagymértékben befolyásolja, hogy milyen helyszíneket keresünk a rendezvényhez. Nem mindegy hiszen, hogy csapatépítőről, céges tréningről, nagyszabású konferenciáról vagy esküvőről van szó.
3. Mindegyik esetben szem előtt kel tartani a rendezvény létszámát és időtartamát. Fontos, hogy megfelelő méretű helyszínt találjunk, és megfelelő lehetőségek legyenek a szállás tekintetében is, ha több napos eseményt szervezünk.
4. Elengedhetetlen, hogy milyen technikai adottságokkal rendelkezik a kiválasztott terem, hiszen senki sem szeretne saját technikát venni egy rendezvény erejéig.
5. Abban az esetben, ha a rendezvény alkalmával fogadást is tartanánk, azt is meg kell fontolni, hogy ez milyen formában valósítható meg. Mindenképpen olyan helyszín szükséges, amely megfelel az igényeinknek a résztvevők vendégül látására.
6. Nem hagyhatjuk figyelmen kívül azt a szempontot sem, hogy mennyire érezzük komfortosan magunkat a kiválasztott helyszínen. Ha a résztvevők nem érzik magukat otthonosan, kényelmesen magukat, nem fogják élvezni az eseményt.
7. A helyszínnek és a koncepciónak összhangban kell lenni egymással annak érdekében, hogy egységes képet mutasson az esemény a résztvevők felé. Bármilyen helyszínt is választunk, legyen az múzeum, rendezvénycsarnok, szabadtéri helyszín, annak adottságaihoz mérten tudjuk tervezni a rendezvény kiegészítőit.
8. A költségvetés meghatározhatja a helyszínválasztást, hiszen aszerint választunk, hogy milyen összeggel gazdálkodhatunk. Oda kell azonban figyelni arra, hogy a helyszínre akár az összes költség felét is rá kell szánnunk, így mindenképpen olyan helyszínt kell választani, amelyet a költségvetés is enged.
+ 1 Fontos szempont a helyszín által nyújtott többletérték is. Ha csak arra gondolunk, hogy a Magyar Tudományos Akadémián tartott konferenciáknak mennyivel nagyobb a presztízse, megértjük ennek relevanciáját.
Abban az esetben, ha ezeket a szempontokat figyelembe vesszük, és ezek alapján szervezünk meg egy rendezvényt és választjuk ki a legmegfelelőbb helyszínt, szinte biztos, hogy senkinek nem fogunk csalódást okozni. Ez a későbbiek szempontjából is fontos, hiszen egy jól sikerült rendezvény meghatározza a jövőnket. Ha később is szeretnénk rendezvényt szervezni, nem mindegy, hogy milyen előzményei voltak. Szívesebben megy el bárki egy olyan rendezvényre, amely esetében köztudott, hogy volt sikeresen megszervezett előzménye.
Gyere el Te is kastélyszállónkba, és tartsd nálunk rendezvényed! További információkat honlapunkon kaphatsz!