Csináld magad! – Rendezvényszervező kisokos
Nem ritkán fordul elő egy egy üzleti szituációban, vagy magánéleti helyzetben akár, hogy bár nem vagyunk profi rendezvényszervezők mégis a mi feladatunkká válik egy adott céges vagy családi rendezvény megszervezése, lebonyolítása. Ha ilyesmivel találkozzunk ne essünk pánikba, néhány jól átlátható és részletes feladatlista elkészítésével pillanatok alatt ügyes rendezvényszervezőkké változhatunk. Nyilván nem hatalmas giga rendezvényekhez nyújtunk ebben az írásban segítő kezet, hanem kisebb létszámú céges rendezvényekhez, vagy egy komolyabb családi eseményhez, amelyeket te magad is könnyen megszervezhetsz.
Vágjunk is bele! Amikor eldől, hogy te felelsz egy leendő rendezvényért, először is ne ess pánikba! Nincs olyan probléma, amire ne találnál azonnal választ az interneten, tehát nagy tragédiáktól nem kell tartanod. Fontos, hogy higgadt, precíz és előrelátó legyél, és hogy semmilyen körülmények között ne kapkodj. Egy profi rendezvényszervező sosem kapkod, mindig átlátja a káoszt, és mindenre van azonnali instant megoldása. Ebből neked, ha nem vagy profi rendezvényes kizárólag a higgadság kötelező. Minden másban segítenek a kollégák és az internet.
A legnépszerűbb közösségi ötletportál a Pinterest, ahol könnyen találsz inspirációt a dekorációhoz és a szervezéshez is, de ma már számos netes oldal, és fórum is foglalkozik rendezvényszervezési tanácsokkal.
Haladjunk lépésenként
Ülj le és gondold át az egészet
Legtöbbször a az alapos megfontolt trervezése a kulcsa az egésznek. Gondolj csak bele, hogy mennyit lendít a dolgon ha higgadtan a kollégáiddal egyeztetve, és dűlőre jutva felvázoljátok, a rendezvény alapvetéseit. Ha már ez megvan, félsiker.
Írj le mindent!
Először csak az áttekinthetőség, megvilágosodás miatt, mindent amit tudni lehet a rendezvényről, hol, mikor, kiknek, mi célból szerveződik, mik az elvárások, kik lesznek a segítőim, rájuk milyen szerep hárul
Kezdj el feladatlistát írni
Ha ezek megvannak kezdj el feladatlistát írni, amelyen minden olyan info szerepel, amit el kell intézned, a legapróbb részleteket is beleértve.
Pontos költségvetés
Mielőtt belekezdenénk a komolyabb szervezésbe, szükséges meghatározni azt az összeget is, amely elérhető számunkra. Ebbe beletartozik az étel-és italválaszték, a helyszín bérleti díja, a reklámra fordított költség, a dekoráció, stb. egyszóval minden, ami a rendezvény megszervezéséhez szükséges. Mindig figyeljünk arra, hogy mennyi pénz maradt még a keretből, és mennyit, mire költöttünk már el.
A jegyárak megállapítása
Ha az esemény fizetős, akkor amikor a vendégek számának meghatározása már megtörtént, akkor ideje elgondolkodni azon is, hogy milyen árat fizessenek a részvételért. Figyelembe kell venni a rendezvény színvonalát, a helyszín eleganciáját, a felszolgált ételek és italok minőségét, az esetleges programokat, stb. Rendkívül fontos, hogy mindig gondoljunk a VIP vendégekre, az ő részükre érdemes egy külön „csomagot” összeállítani a rendezvényre.
A tökéletes helyszín kiválasztása
A helyszínnek hatalmas szerepe lesz a tervezés során, így igazán fontos, hogy alaposan felmérjük, hogy milyen helyszínre lesz igazán szükségünk a rendezvény sikeréhez. A környezet és a helyszín legyen elegáns és stílusos, és mindenképpen figyeljük oda arra, hogy a vendégeknek biztosítsunk lehetőséget a szabad ismerkedésre, az elrendezésnél adjunk kellő mozgásteret nekik. Erre is tökéletes például a Sziráki Kastély, mert minden olyan adottsággal rendelkezik, ami egy profi rendezvényhez elengedhetetlen, ráadásul nálunk nem egyedül kell minden szervezési feladattal megbirkóznod.
A téma kitalálása
Egy kreatív téma mindig nagyon egyedi hangulatot tud kölcsönözni az adott eseménynek. Legyen szó karácsonyi, Hollywoodot idéző, középkori, álarcos, vagy bármilyen egyéb témáról, mindig jól jön, ha van egy központi vezérelv, és ez vezet végig a vendégek megjelenésétől kezdve a dekoráción át az ételválasztékig mindenen. Ilyen esetekben különösen érdemes profikra bízni a szervezést, hogy biztosan minden olyan legyen a témával kapcsolatban, amilyennek megálmodtuk.
A megfelelő menü összeállítása, megrendelése
Mielőtt rögtön belevetnénk magunkat az ételek felsorolásába, érdemes több helyet, több céget is felkeresni, és tájékozódni az aktuális trendekről, választékról, és az árakról. Az ideális az, ha lehetőleg minél több féle étel és ital szerepel a kínálatban, ráadásul manapság elengedhetetlen, hogy felkészüljünk az eltérő étkezési szokásokkal, vagy ételallergiával rendelkező vendégek igényeinek kielégítésére is (vegetáriánus, laktóz-, gluténmentes, kóser, stb.) Az italok tekintetében szintén a minél választékosabb kínálat a csábító, hogy biztosan mindenki kényelmesen érezze magát a rendezvényen.
Programok
Egy igazán sikeres rendezvényhez alapvető fontosságú az est menete, vagyis a program pontos megtervezése, és kivitelezése, valamint az ehhez szükséges felszerelés, és csapat megszerzése. Keressen fel egy rendezvényszervező céget, vagy egy helyi zenekart, akikkel egyezteti, hogy mi illene leginkább az este stílusához. Ha a már említett téma szerint halad az este, akkor mindenféleképpen ahhoz teljesen illő programokat kell kitalálni.
Ízléses dekoráció
Az egyik legutolsó, ám igen fontos lépés a dekoráció megálmodása, és megvalósítása. Természetesen itt is mindig szem előtt kell tartani a választott témát, a vendégek öltözetét, az esemény stílusát Semmiféleképp ne válasszunk túl sok színt, az egyszerűbb dekoráció sokkal ízlésesebb lehet mindenki számára, így inkább igyekezzünk egy színvilág több árnyalatát használni. Mindenesetre, ha igazán látványos dekorációt szeretnénk, érdemes ebben is egy professzionális csapat segítségét igénybe venni.
Meghívók kiküldése
Innentől kezdve tulajdonképpen az apró tennivalóktól eltekintve felkészülten állhatunk a rendezvény elé, és kiküldhetjük a meghívókat a kedves vendégek számára, majd együtt élvezhetjük az ízléses, elegáns, és szórakoztató eseményt, amelyet megszerveztünk.