A leggyakoribb rendezvényszervezési hibák
Egy rendezvényszervezésnél sok mindenre oda kell figyelni, hogy minden akadálytalanul működjön és semmilyen probléma ne történjen. Sokszor ezek az apró hibák elkerülhetetlenek, ezért most összeszedtük azokat a fontos dolgokat, amelyekre ügyelned kell.
Egy profi esemény megszervezése sokszor nagy falatnak tűnhet még a legprofibbaknak is. Rengeteg részletre kell odafigyelni és a legmegbízhatóbb emberekkel kell körbevenni magunkat, hogy tudjuk minden biztonságosan zajlik.
Melyek azok, az apró pontok, ahol elcsúszhatunk?
Biztosan rengeteg eseményen vettél részt és láttad, hogy hogyan kell zajlani egy jól felépített programnak. Rengeteg benyomás érhet minket ilyen helyeken és láthattad, hogy milyen hibák lépnek föl. Az alap pontokat, amiket korábban már megírtunk, hogy hogyan épül fel a rendezvényszervezés, minden szakember követi. Ezek alap pillérek és a szinte kőbe vésett szabályoktól senki sem tér el.
A hibát sokszor ott követik el a szervezők, hogy túlságosan szeretnének az ügyfél kedvében járni, ez azt jelenti, hogy szóról-szóra követik az általa kért dolgokat és nem mer belevinni egy kis változatosságot. Azért választottad ezt a szakmát, hogy ne csak a sablonos megoldásokkal találkozzanak az emberek, hanem azzal a kis bizonyos plusszal, amit titkon remélnek.
A szervezetlenség hibánál arra gondolunk, hogy a beosztottaknak nincs meg a helye, a dolgozóknak, mindenkinek akinek köze van a projekthez. Fejetlenség zajlik és ezt bizony a látogatók is látni fogják, hogy mi zajlik. Ezért kell a problémákat nem azonnal kiszivárogtatni, hogy azt lássák baj van, mert ilyenkor azonnal látszik, hogy nem jó a belső kommunikáció, ami pedig egy nagyobb rendezvénynél elengedhetetlen.
Nem követi a rendezvény az elvártakat a téma szintjén. Sokszor jól érezhetjük, hogy egy-egy előadáson indokolatlan a meghívott vendég, aki előad, nem ismerjük nem hallottunk róla és nincs köze az adott témához amiről előad és amiről a rendezvény szól. Egy jól felépített eseményen a meghívottakra is nagy hangsúlyt fektetnek, mert ők lesznek az arcok, akik miatt a résztvevők eljönnek.
A catering mindig fontos. Nincs olyan, hogy véletlenül nem érkezik meg a megrendelt étel vagy ehetetlen, mert ez nagyon rossz fényt vet az egész napra, ha ilyesmi történik. Mindig legyen B terv az ilyen esetekre.
A nagy hiba sokszor a rossz kommunikáció az esemény lezajlása után. Sokan nem tartják fontosnak, pedig PR szempontból ez alap, hiszen érezteted a résztvevővel, hogy igenis fontos volt. Ha kérnek egy-két infót azokat el kell küldened nekik a megbeszéltek alapján.
A reputáció elengedhetetlen, hogy mit is gondolnak rólad az emberek.
Nem figyelnek a közlekedésre, hogy akik tömegközlekedéssel jutnak el, azok számára legyen külön kisbusz. Ez az abszolút szétesés, amikor úgy szerveznek meg valamit, hogy előtte nem is történt pontos rákeresés a helyre, hogy megközelíthető-e. A közlekedés fontos, hogy odataláljanak az emberek, nem csak neked, de nekik is.
Ugyan ezek csak apróságok de mindig figyelni kell a veszélyfaktorokra, mert bármikor előbukkanhatnak és akkor azonnali megoldásra szorulnak.
Reméljük a váratlan helyzetekben pillanatok alatt feltalálod magad és figyelsz az általunk felsorolt hibákra!
Gyere el Te is kastélyszállónkba, és tartsd nálunk rendezvényed! További információkat honlapunkon kaphatsz!